Società di persone e Srl: come gestire i rimborsi per l’uso dell’auto privata.

Nella gestione delle società di persone e srl, il tema dei rimborsi spese per l’utilizzo dell’autovettura privata dei soci è spesso oggetto di domande e dubbi. In particolare, la deducibilità dei rimborsi chilometrici rappresenta una questione di rilievo pratico e fiscale.

Qual è la disciplina fiscale per i rimborsi chilometrici ai soci?

La normativa fiscale distingue caso per caso. Per i dipendenti, l’art. 95, comma 3, del TUIR permette la deducibilità dei rimborsi chilometrici per trasferte documentate, calcolati secondo le tabelle ACI e con specifiche modalità.

Per i soci non amministratori né collaboratori, invece, non esiste una regola identica. Per questi soggetti, la società potrà riconoscere un rimborso solo se la spesa è effettivamente inerente all’attività sociale e opportunamente documentata.

I requisiti essenziali per i rimborsi ai soci

Il rimborso chilometrico ai soci può essere dedotto dalla società solamente nel rispetto di specifici requisiti:

• Deve sussistere il principio di inerenza fra la trasferta effettuata e l’attività esercitata.
• Serve una documentazione interna molto scrupolosa: data, luogo, motivo della trasferta, chilometraggio, veicolo utilizzato.
• Non è prevista una norma di esenzione automatica per il socio non dipendente; la posizione dei soci non si assimila a quella dei dipendenti.

Le tabelle ACI restano comunque un valido riferimento per la quantificazione della spesa, ma la prassi dell’Agenzia delle Entrate le collega espressamente ai rimborsi dei lavoratori subordinati.

Criticità e punti di attenzione

L’assenza di una norma specifica a favore dei soci implica che:

• Ogni rimborso va motivato e ancorato ad attività effettive d’interesse sociale.
• È fondamentale conservare una documentazione accurata che attesti le trasferte svolte.
• La deducibilità non è automatica ma soggetta a verifica del principio di inerenza.

Se la documentazione non è sufficientemente puntuale e specifica, si rischia che la spesa sia considerata indeducibile dalla società e la somma assoggettata a tassazione in capo al socio.

Rimborso chilometrico e posizione del socio

Quando il rimborso è corrisposto a un socio che opera anche come dipendente o collaboratore, il trattamento fiscale segue le regole ordinarie per i lavoratori.

Invece, il semplice riconoscimento di un rimborso chilometrico al socio solo per la qualità di appartenente alla compagine sociale è, dal punto di vista fiscale, più incerto e richiede prudenza nei passaggi formali e documentali.

Aspetti operativi e consigli

Per rendere deducibile il rimborso:

• Redigere ordini di missione dettagliati e firmati dal socio.
• Compilare nota spese indicando tragitto, finalità, chilometri e calcolo del rimborso, allegando un riepilogo riepilogativo.
• Preferire metodi tracciabili per il pagamento.

Un’ulteriore tutela consiste nel richiamare esplicitamente alle trasferta il motivo sociale, dimostrando il legame diretto con l’attività.

Vantaggi e cautele per società di persone e SRL

Per le società di persone, l’eventuale beneficio fiscale si riflette direttamente nel reddito dei soci, essendo la tassazione per trasparenza. Nelle SRL invece, il risparmio d’imposta si verifica a livello di società, secondo l’aliquota IRES.

Occorre tuttavia ricordare che qualsiasi rimborso non supportato da scrupolosa documentazione rischia di non essere fiscalmente riconosciuto e di generare potenziali riprese in sede di controllo.

Prospettive pratiche

Optare per il rimborso chilometrico ai soci rappresenta una scelta da valutare con attenzione, preparandosi a documentare ogni spostamento e adottando modelli procedurali chiari e tracciabili.

Se vuoi maggiori informazioni, compila il form qui sotto.